Запуск программы:
пуск → программы → Access
Создание БД
новая БД (переключатель) → Ок
ввести название БД (например, свою фамилию) → создать
Создание объекта таблицы:
выбрать объект таблицы (обычно установлен по умолчанию)
выбрать удобнее всего создание таблицы с помощью мастера, хотя могут быть перечислены там не все поля, которые нужны при создании вашей БД (поэтому в оставшееся время рассмотрите 2 оставшихся варианта: создание таблицы в режиме конструктора, создание таблицы путем ввода данных)
выбрать список, например деловых таблиц (переключатель)
выбрать образец таблицы, например студенты
выбрать, например образцы полей: фамилия, адрес, телефон, специализация (выбор производится значком > ) → далее
ввести имя таблицы → далее
чаще используют ввести данные непосредственно в таблицу (переключатель) → готово
ввести данные (несколько записей, причем поля некоторых записей должны совпадать), после закрыть (таблица создана!)
Создание объекта формы:
выбрать объект формы
выбрать, например создание формы с помощью мастера
выбрать все доступные поля значком >> из таблицы студенты (установить соответствующие поля, если не установлены) → далее
выбрать, например вид формы ленточный → далее
выбрать стиль оформления, например диффузный → далее
ввести имя формы (или использовать одноименное имя с таблицы) → готово (форма создана !)
Редактирование в БД
введите еще одну запись в режиме формы (Tab переход на другое поле), можете посмотреть, как в режиметаблицы появилась эта запись, так как это одна БД
Манипулирование в БД
выделите в режиме формы в любой записи одно поле (например, какую-нибудь специализацию) → в панели инструментов выберите фильтр по выделенному, произойдет сортировка БД (с формированием новой формы)
Поиск в БД
осуществить поиск, используя также панель инструментов (в открывающемся окне выбрать соответствующие поля)
2(3) урок. Познакомиться с объектами запросы и отчеты при работе с БД.
Создание запросов:
для создания запроса на выборку создать еще одну таблицу, например оценки студента (см. пункт создание объекта таблицы, использовать создание таблицы в режиме конструктора)
ввести название полей (например, фамилия и оценки в поле имя поля)
закрыть (при этом ввести название таблицы → оценки студента, вместо таблица n). На сообщение ключевые поля не заданы (Создать ключевое поле?) → ответить да
открыть и заполнить эту таблицу (причем фамилии должны совпадать с фамилиями в таблице студенты)
Создать межтабличные связи, сначала выбрать пункт схема данных в панели
инструментов или через пункт меню сервис
выбрать таблицы студенты и оценки студента → добавить в окно схемы данных (или перетаскиванием)
выбрать какое-нибудь поле в одной таблице и перетащить в другую таблицу (фамилия-фамилия или лучше код_студента-код_студента)
выбрать в открывающемся диалоговом окне изменение связей поля, между которыми устанавливайте связь → создать (перетаскиванием)
рассмотрите образовавшуюся связь, закрыть
выбрать теперь режим создания запроса
выбрать, например создание запроса с помощью мастера
выбрать таблицу (запрос) и нужные поля из доступных кнопкой >> из 2-х таблиц (фамилия, оценки из 1-ой и специализация со 2-ой) → далее
задайте имя запроса, например студенты (или оставить по умолчанию) → готово (запрос на выборку готов!)
для создания запроса с параметром в окне запроса студенты выбрать пункт меню конструктор в панели инструментов
ввести команду (языка SQL) Like[ название поля ] в строке условие отбора → закрыть
просмотреть новый! полученный запрос студенты
создание отчетов:
выбрать режим создания отчета
создать – автоотчет в столбец (ленточный)
просмотрев на экране, можно распечатать на принтер (всё, отчёт тоже готов!)
3(4) урок. Создание своей базы данных по заданной теме.
Дополнительные задания: создайте в одной из вышеописанных таблиц ещё одно поле типа OLE (создаётся вставкой рисунков, фотографий и т. д. в меню ПРАВКА) с помощью конструктора, затем для неё создайте форму в режиме мастера (при создании выберите вид формы - в столбец). Отредактируйте данную форму таким образом (перетаскиванием полей), чтобы данные одной записи (для одного человека, например) входили на экране, а также настройте свойства поля.
Практическое задание. Управление базой данных в СУБД Access.
Тема: «Сортировка и отбор данных».
Задание I. Сортировка данных в таблице
Выполнить различные виды сортировки данных в таблицах и в формах в соответствии с приведенными ниже критериями.
- Отсортировать по алфавиту данные любого поля. Какая запись занимает третью строчку после сортировки?
|
Щелкнуть на любой записи в том поле, которое надо отсортировать. Выбрать команду Записи → Сортировка или щелкнуть на соответствующей кнопке на Панели инструментов. |
2. Отсортировать по возрастанию данные соответствующего поля. Назовите самый большой и самый маленький?
3. Отсортируйте по алфавиту (в обратном порядке) данные другого поля. Какая запись первая в этом списке?
4. Отсортировать по убыванию данные поля числового типа. Назовите самый большой и самый маленький результат?
5. Выполните указанные выше виды сортировки в формах. Просмотрите результаты. Где лучше выполнять сортировку: в формах или в таблицах?
Задание II. Фильтр по выделенному
Выполнить отбор данных с использованием инструмента Фильтр по выделенному. Для проверки правильности выполнения задания предварительно просмотрите таблицу и определите, какие данные будут отобраны. Необходимо, чтобы в таблице были данные, удовлетворяющие приведенным ниже критериям.
После выполнения фильтра скопировать результаты отбора и вставить через буфер обмена в тестовый документ. Сохранить тестовый документ.
- В таблице отберите данные, которые начинаются на букву «А».
|
Выделить несколько символов в любом месте поля, по которому производится отбор данных, либо значение этого поля полностью. Выбрать в меню команду Записи →Фильтр→Фильтр по выделенному или щелкнуть на соответствующей кнопке на Панели инструментов. |
2. В таблице отберите данные, у которых содержатся одинаковые данные (например, имена)
3. В таблице отберите данные, в которых есть буква «н».
4. Придумайте свои критерии отбора с помощью фильтра по выделенному.
Задание III. Бланк расширенного фильтра
Познакомиться с бланком расширенного фильтра и записать примеры условий отбора.
Инструмент расширенный фильтр позволяет провести как отбор, так и сортировку по нескольким критериям. При использовании расширенного фильтра все условия отбора и сортировки записываются в специальном бланке.
При применении фильтра по выделенному в бланке расширенного фильтра автоматически записывается соответствующая команда.
|
Для начала отберите данные, которые начинаются на букву «Н». 1) Выполните команду Записи →Фильтр→Расширенный фильтр. Откроется бланк расширенного фильтра. Посмотрите, как заполнен бланк для данного фильтра. Запишите вид условия в тетрадь. 2) Отберите данные, которые заканчиваются на букву «н». Посмотрите, как заполнен бланк для данного фильтра. Запишите вид условия в тетрадь. 3) Отберите данные, которые содержат букву «н». Посмотрите, как заполнен бланк для данного фильтра. Запишите вид условия в тетрадь. |
- В таблице отберите данные, которые содержат какое-либо слово (например, слоги «на»). Используйте фильтр по выделенному.
- Измените условие в бланке расширенного фильтра так, чтобы отбирались все данные, содержащий этот слог.
- Щелкните на кнопке Применить фильтр и посмотрите результаты отбора.
Практическое задание. Управление базой данных в СУБД Access.
Тема: «Создание форм».
Задание I. Создание формы для таблицы.
Создать форму для просмотра и ввода данных на основе вашей таблицы с помощью мастера создания форм.
1. Выбор из таблиц полей для формы:
- в списке Таблицы и запросы выберите вашу таблицу;
- перенесите из списка Доступные поля в список Выбранные поля все поля таблицы, щелкнув на кнопке
; - щелкните на кнопке Далее.
2. Выбор вида формы:
- выберите вид «в один столбец» - это наиболее удобный вид формы;
- щелкните на кнопке Далее.
3. Выбор стиля оформления:
- просмотрите список представленных стилей, щелкая на их названиях;
- выберите понравившийся стиль;
- щелкните на кнопке Далее.
4. Задание имени формы:
- введите имя Форма1;
- выберите переключатель Открыть форму для просмотра и ввода данных;
- завершите работу с мастером щелчком на кнопке Готово.
5. Просмотрите имеющиеся записи, используя кнопки перехода:
6. Уясните, какие объекты на карточке являются постоянной частью и какие поля служат для ввода данных.
7. Введите через форму данные, то есть создайте новую запись.
Задание II. Редактирование формы.
Выполните редактирование формы в режиме Конструктора:
- измените порядок расположения объектов в форме;
- измените параметры форматирования полей и надписей формы (размер шрифта, цвет, границу и заливку области объекта);
- увеличьте размеры объектов формы так, чтобы данные были видны полностью;
- измените свойства рамки рисунка так, чтобы он полностью отображался в области рамки.
Процесс редактирования предполагает изменение вида некоторого объекта с целью улучшения его представления. При редактировании формы можно увеличить или уменьшить размеры самой формы и отдельных ее объектов, изменить порядок расположения объектов, изменить текст надписей, создать новые надписи и многое другое.
Для редактирования формы надо перейти в режим конструктора форм (команда меню Вид или соответствующая кнопка на панели инструментов).
Технология работы:
- Откройте форму.
- перейдите в режим конструктора (команда Вид→Конструктор). Откроется окно бланка формы. Одновременно открывается панель инструментов Формат (форма/отчет).
- Найдите заголовки областей формы Заголовок формы, Область данных, Примечание формы. После работы мастера объекты расположены в области данных. Другие области имеют нулевой размер.
- Измените размеры областей. Для этого наведите указатель мыши на границу области и переместите границу вниз. Размер области увеличится.
- Измените размер формы. Для этого наведите указатель мыши на правую границу формы и переместите границу вправо. Размер формы увеличится.
- Найдите объекты формы: надписи, поля, рамку рисунка (поле объекта OLE).
Сохраните форму под именем Форма2. Откройте обе формы и сравните получившийся результат.
Практическое задание. Управление базой данных в СУБД Access.
Тема: «Создание запросов».
Задание 1. Создание запроса на выборку
Создать запрос, отбирающий данные, например, диски издательства «Дрофа».
Технология работы
1. В главном окне базы данных активизируйте окно Запросы.
2. Выберите создание запроса в режиме конструктора. Откроется бланк запроса и окно Добавление таблицы. Бланк запроса напоминает бланк расширенного фильтра.
3. Добавьте 2 любых своих таблицы. Закройте окно Добавление таблицы.
4. Двойным щелчком выберите из одной таблицы любое поле, из другой таблицы – два поля. Эти поля появятся в столбцах в нижней части бланка запроса.
5. Задайте сортировку для любых двух их этих полей.
6. Задайте условие отбора для оставшегося (выбранного) поля: Like "*дрофа*".
7. Выполните запрос, выбрав команду Запрос ► Запуск или нажав кнопку Запуск на панели инструментов, и посмотрите результаты.
8. Перейдите в режим конструктора (команда Вид ► Конструктор).
9. Закройте окно запроса. Сохраните его с именем Дрофа.
10. Убедитесь, что в главном окне базы данных появилось имя созданного запроса.
11. Введите в таблицы новые данные, удовлетворяющие запросу.
12. Двойным щелчком запустите запрос еще раз и посмотрите результаты.
ВАЖНО!!! Можно задать сокращенное условие отбора, например, Like "*монар*" или Like "*apx*" и т. п.
Задание 2. Условия отбора и сортировка в запросах
Создать запросы на выборку по критериям, представленным в таблице ниже. Для проверки работы запросов убедитесь, что в базе данных есть записи, удовлетворяющие условиям отбора. Если таковых записей нет, введите соответствующие данные.
Таблица. Запросы на выборку
|
Назначение запроса |
Имя запроса |
Поля |
Условие отбора и сортировка |
|
Отобрать страны Европы с населением менее 10 млн человек. Отсортировать страны по возрастанию населения |
Население
|
Название Континента из таблицы Континенты |
|
|
Название Страны из таблицы Страны |
«Европа» |
||
|
Население из таблицы Страны |
< 10 000 000 Сортировка по возрастанию |
||
|
Отобрать населенные пункты, расположенные в южном полушарии. Отсортировать пункты по расстоянию до экватора, начиная от самого ближнего |
Южное полушарие
|
Название Континента из таблицы Континенты |
|
|
Название Страны из таблицы Страны |
|||
|
Название Пункта из таблицы Населенные пункты |
|||
|
Географическая Широта из таблицы Населенные пункты |
< 0 Сортировка по убыванию |
Задание 3. Создание запроса с параметрами
Создать запрос с параметром, в котором на этапе выполнения запроса вводится условие отбора и выводится список каких-нибудь данных, отсортированный по алфавиту. Применить запрос с различными условиями отбора.
В запросах с параметром условие отбора указывается неявно в виде фразы-подсказки. Фраза-подсказка записывается в квадратных скобках. Само условие формирует пользователь во время выполнения запроса. Таким образом, один и тот же запрос позволяет каждый раз задавать конкретное условие отбора.
Технология работы
1. Создайте новый запрос в режиме конструктора.
2. Вставьте в запрос две таблицы.
3. Включите в запрос по одному полю из каждой таблицы.
4. Задайте сортировку для одного из полей.
5. Запишите условие отбора для другого поля в виде фразы [Введите название страны] (фразу надо записывать в квадратных скобках).
6. Сохраните запрос со своим именем (придумайте сами).
7. Закройте запрос. Убедитесь, что в списке запросов появилось имя созданного запроса.
8. Двойным щелчком запустите запрос.
9. В появившемся диалоговом окне введите название, которое вы хотите найти.
10. Просмотрите результаты выполнения запроса и закройте окно.
11. Вновь выполните запрос и укажите другое название. Просмотрите результаты выполнения запроса.
Задание 4. Условия отбора в запросах с параметром
Создать запрос с параметром, который отбирает страны с заданным государственным устройством, при этом условие отбора позволяет ввести не точное значение, а только некоторое буквосочетание.
Технология работы
1. Создайте новый запрос в режиме конструктора.
2. Вставьте в запрос одну таблицу.
3. Включите в запрос 2 поля из этой таблицы.
4. Запишите условие отбора для одного поля в следующем виде: LIKE "*" & [Введите один или несколько символов для поиска: ] & "*".
5. Сохраните запрос с любым именем.
6. С помощью запроса отберите данные. Просмотрите результаты запроса. Закройте окно.
7. С помощью запроса отберите другие данные.
Задание 5. Групповые операции в запросах
Например, база данных ГЕО содержит поле ПлощадъКонтинента в таблице Континенты и поле ПлощадъСтраны в таблице Страны. Если в базу данных введены данные обо всех странах некоторого континента, то суммарная площадь стран должна быть равна площади континента.
Создать запрос, который вычисляет суммарную площадь стран по каждому континенту.
Технология работы
1. Создайте новый запрос в режиме конструктора.
2. Добавьте в запрос две таблицы.
3. Выберите три поля.
4. В меню Вид выберите пункт Групповые операции.
5. В одном поле раскройте список групповых операций и выберите функцию Sum.
6. Выполните запрос и сравните результат одного данного и совокупности данных (например, площадь континента и суммарную площадь всех стран).
7. Сохраните запрос с любым именем.